Denna policy gäller för den personuppgiftsbehandling som sker inom ramen för Westander PR Sverige AB:s verksamhet. Här förklarar vi hur vi samlar in, behandlar och skyddar personuppgifter.
I policyn framgår Westanders skyldigheter som personuppgiftsansvarig och personuppgiftsägarens rättigheter. Du kan alltid kontakta oss på dataskydd@westander.se om du har några frågor eller synpunkter på hur vi behandlar dina personuppgifter.
En personuppgift är all slags information som kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Westander PR Sverige AB, org. nr 556593-8312, med adress Kabyssgatan 4 D, 120 30 Stockholm, är personuppgiftsansvarig för företagets behandling av personuppgifter.
Westander behandlar personuppgifter med följande ändamål:
- informera om nyheter och tjänster
- göra pressutskick, sända nyhetsbrev och genomföra enkäter
- hantera arbetsgivar- och rekryteringsfrågor
- följa avtal
All behandling tar stöd i en eller flera av de rättsliga grunder som finns i EU:s dataskyddsregler, GDPR. Exempel på grunder vi använder är samtycke, intresseavvägning och rättslig förpliktelse. Ägaren av personuppgifterna har rätt att när som helst få tillgång till sina uppgifter och få dem ändrade eller raderade.
I vissa fall delar vi personuppgifter med leverantörer för att kunna genomföra de uppdrag vi åtagit oss, exempelvis leverantörer av utskicksprogram för att skicka pressmeddelanden. Vi sparar aldrig personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål.
Din integritet är viktig för oss. Vi använder IT-system för att skydda sekretess och integritet, samt har genomfört särskilda säkerhetsåtgärder för att skydda de personuppgifter vi ansvarar för.
Personuppgiftsbehandling i samband med direktmarknadsföring
Westander behandlar personuppgifter med ändamålet att dela nyheter och tips med personer som är intresserade av Westanders verksamhet eller pr-frågor. Den rättsliga grunden för detta är intresseavvägning. Vi bedömer att du utifrån din yrkesroll eller ditt engagemang är intresserad av att få information från oss, samt att ditt intresse av skydd för dina personuppgifter i sammanhanget inte väger tyngre än vårt berättigade intresse.
Personuppgifterna registreras i form av mejladresser och har samlats in på följande sätt:
- personuppgiftsägare har anmält att de vill få Westanders utskick
- personuppgiftsägare har beställt en pr-handbok, gått en kurs eller deltagit vid frukostseminarium hos Westander
- en anställd på Westander har identifierat en person som intressant och satt upp dennes mejladress på sändlistan.
Westander lagrar uppgifterna tills personuppgiftsägarna meddelar att de inte vill ha utskick längre, eller om intresseavvägningen inte längre är motiverad. Vi gör en gallring årligen där vi raderar personuppgifter som inte längre är relevanta.
Om du är personuppgiftsägare och har frågor, vill ändra din mejladress eller få dina uppgifter raderade, kontakta dataskydd@westander.se.
Överföring till tredje part
Vi delar dina personuppgifter med Easymail, som är det personuppgiftsbiträde vi använder oss av för att göra utskick. Företaget är lokaliserat i Vitryssland, vilket innebär att dina personuppgifter överförs till ett land utanför EU/EES. Vi använder oss av EU:s standardavtalsklausuler i förhållande till vårt personuppgiftsbiträde i syfte att säkerställa säkerheten för dina personuppgifter. Easymail får inte dela dina personuppgifter vidare till någon.
Vi kommer aldrig att dela eller sälja vidare dina personuppgifter till någon annan tredje part.
Personuppgiftsbehandling i samband med leverantörsavtal
Westander behandlar personuppgifter från leverantörer med ändamålet att kunna använda deras tjänster. Den rättsliga grunden för detta är avtal. Vi bedömer att vi behöver behandla personuppgifter, till exempel för att kunna få varor levererade eller skicka en faktura. Lagringstiden är fram till ett år efter avslutat samarbete och sju år för fakturering enligt bokföringslagen.
Om du är leverantör och vill få dina uppgifter ändrade, uppdaterade eller raderade, kontakta dataskydd@westander.se.
Överföring till tredje part
Vi kommer aldrig att sälja dina personuppgifter vidare till tredje part för direktmarknadsföring och vi kommer inte att överföra dina personuppgifter till land utanför EU/EES.
Personuppgiftsbehandling i samband med uppdragsgivare
Westander avtalsbinder aldrig uppdragsgivare, utan en uppdragsgivare har när som helst rätt att avsluta samarbetet. Därför finns inga skriftliga avtal mellan Westander och olika uppdragsgivare.
Vi behandlar grundläggande personuppgifter från uppdragsgivare med syftet att sköta det dagliga pr-arbetet och fakturera uppdragsgivaren för genomfört arbete. Den rättsliga grunden för denna behandling är avtal. Lagringstiden är fram till ett år efter avslutat samarbete och sju år för fakturering enligt bokföringslagen.
Om du är eller har varit uppdragsgivare och vill få dina uppgifter ändrade, uppdaterade eller raderade, kontakta kundansvarig konsult eller dataskydd@westander.se.
Överföring till tredje part
Vi kommer aldrig att sälja dina personuppgifter vidare till tredje part för direktmarknadsföring och vi kommer inte att överföra dina personuppgifter till land utanför EU/EES.
Arbetsgivar- och rekryteringssammanhang
Westander behandlar personuppgifter med syftet att rekrytera nya medarbetare. Den lagliga grunden för detta är samtycke. Personuppgiftsägare som deltar i en rekrytering informeras om att Westander kommer att behandla personuppgifterna med syftet att genomföra en rekryteringsprocess.
Lagringstiden är upp till fem år efter avslutad rekryteringsprocess eller avslutad anställning. Löneuppgifter behandlas upp till sju år efter avslutad anställning,
Om du vill få dina personuppgifter ändrade, uppdaterade eller raderade, kontakta dataskydd@westander.se.
Överföring till tredje land
Anställdas personuppgifter delas med ett antal tjänster och företag, till exempel med syftet att kunna betala ut lön och erbjuda den anställda andra förmåner. I de fall där personuppgifter har delats med tredje part, har ett biträdesavtal upprättats.
Vi kommer aldrig att sälja dina personuppgifter vidare till tredje part för direktmarknadsföring och vi kommer inte att överföra dina personuppgifter till land utanför EU/EES.
Dina rättigheter
Oavsett i vilken situation och med vilket ändamål vi behandlar dina personuppgifter har du alltid följande rättigheter:
- rätt att ta del av vilka uppgifter vi behandlar om dig genom att begära ut ett så kallat registerutdrag
- rätt att begära rättelse, det vill säga att vi korrigerar felaktiga uppgifter
- rätt att begära radering, det vill säga att vi tar bort personuppgifter som inte längre ska eller behöver behandlas
- rätt att begära begränsning, det vill säga att vi i någon del upphör med behandling
rätt att få de uppgifter vi behandlar om dig i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format om du vill överföra dessa till någon annan aktör (så kallad dataportabilitet).
Om du önskar utöva någon av ovanstående rättigheter gör du det enklast genom att kontakta oss på dataskydd@westander.se.
Kontakt
Om du har frågor om Westanders hantering av personuppgifter, kontakta gärna dataskydd@westander.se.
Datainspektionen är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen och den som anser att ett företag hanterar personuppgifter på ett felaktigt sätt kan lämna in ett klagomål till Datainspektionen.
Personuppgiftspolicyn uppdateras löpande.
Patrik Westander, 2020-05-19